Jak radzić sobie w czasie pandemii? Praca zdalna jest wyzwaniem

Zmiana trybu pracy i obowiązujących w firmach zasad funkcjonowania to duże wyzwania tak dla pracodawców, jak i pracowników. Nowa rzeczywistość wymaga zrozumienia, spokoju i perfekcyjnej komunikacji. O tych wyzwaniach opowiada Milena Chomont, psycholog i HR Business Partner w eobuwie.pl. 

Jak pracować zdalnie, ale także jak pogodzić obowiązki zawodowe z życiem prywatnym? Skuteczne rozwiązania poznasz po przeczytaniu tego wywiadu.

Nikt nie spodziewał się tego, co zaszło. W wielu przypadkach zostaliśmy odcięci od codzienności, siedzimy w domach, musimy szybko dostosować się do nowego świata. Jak mamy radzić sobie z sytuacją braku kontaktu z drugim człowiekiem? Nawet jeśli widujemy się z jedną czy dwiema osobami, to ograniczenie jest olbrzymie, zachowujemy dystans. To trudne dla większości z nas.

To faktycznie trudna sytuacja dla nas wszystkich. Pamiętajmy jednak, że izolacja to nie jest kara. Zostając w domu pomagamy zmniejszyć ilość zachorowań. Robimy to dla siebie i innych, możemy być z tego dumni. 

Jak taka izolacja wpływa na ludzi, na ich zachowania?

Zostaliśmy postawieni w sytuacji bez wyjścia – musimy się izolować. Wzbudza to w nas opór, bo właśnie zabrano nam coś bardzo ważnego: poczucie kontroli. Dla człowieka to jedna z podstawowych potrzeb i teraz czujemy strach oraz niepewność. Jednak, gdy minie pierwszy szok, nasz organizm i psychika mobilizują się do działania. Zaczynamy zastanawiać się co dalej?, stajemy się tym samym kreatywni i gotowi do szukania rozwiązań danej sytuacji. 

Co jest najważniejsze dla pracowników i pracodawcy w dobie panującej pandemii? Bezpieczeństwo przychodzi na myśl jako pierwsze, ale to na pewno nie wszystko.

Bezpieczeństwo, fizyczne oraz psychologiczne, jest ważnym elementem odpowiedniego funkcjonowania człowieka. Oprócz tego istotnymi aspektami są poziom lęku, niepokoju, optymizmu, nadziei czy zaufania. Ważna jest oczywiście komunikacja pomiędzy pracownikami i pracodawcami, która jest naprawdę szerokim pojęciem. 

Co wpływa na tę komunikację? Co warto robić w tym czasie? 

Organizujemy konsultacje, rozmowy, webinary z pracownikami. Przygotowujemy szkolenia, które mają na celu zarówno zbudowanie świadomości dotyczącej przyszłości firmy, zatrudnienia, ale również tego, jak radzić sobie w czasie pandemii. Każdy z nas potrzebuje rozmowy albo chociaż znaku, że po drugiej stronie nadal ktoś jest i czuwa. Lubimy dostawać znaki, lubimy być dostrzegani, zauważani.

Czy jesteśmy w roli pracodawcy, czy pracownika, pamiętajmy, żeby dawać te sygnały drugiej osobie. Pamiętajcie, że żarty, luźne rozmowy w biurze to była codzienność. Możemy to przenieść również do rzeczywistości online. Już teraz pojawiają się takie rytuały, jak zespołowa kawa na Hangout o 10:00. I to jest super, pozwala się oderwać od obowiązków. Natomiast webinary i szkolenia sprawiają, że nie jesteśmy pozostawieni sami sobie. Na takich spotkaniach otrzymujemy informacje, które przydają się w organizowaniu sobie czasu, pracy i naszych obowiązków także tych prywatnych. 

W jaki sposób musieliście reagować na niebezpieczeństwo zarażenia pracowników koronawirusem? Jak wygląda proces zmiany pracy, na który absolutnie nikt nie mógł być gotowy? Ile czasu zajmuje podjęcie decyzji oraz wprowadzenie w życie nowych zasad funkcjonowania?

Nasz zespół jest i elastyczny i gotowy na dynamiczne zmiany. Nie może być inaczej w segmencie e-commerce. Zalecenia wprowadzamy zwykle w 24 godziny. Jeśli potrzebne były jakieś dodatkowe prace, np. wyklejenie oznaczeń odległości we wskazanych miejscach, zapewnienie zbiorników z płynami antybakteryjnymi itp., mogło to rozciągnąć się do 2-3 dni i wynikało jedynie z dostępności tych produktów.

Dział Administracji patrzy na zakupy takich środków perspektywicznie i reguluje ich zasoby tak, żeby zapasy były solidne. Mamy na tyle bezpieczne ilości, że przekazujemy regularnie maseczki, rękawiczki, płyny do dezynfekcji do Szpitala Uniwersyteckiego w Zielonej Górze. Mamy świadomość, że szczyt zachorowań jeszcze przed naszym krajem.

Jakie były największe problemy ze zmianą sposobu pracy, zarówno zdalnej, jak i dostosowania warunków dla pracowników logistyki, magazynu?

W przypadku pracy zdalnej, jej wprowadzenie nie wpłynęło w widoczny sposób na produktywność. Pracownicy najbardziej tęsknią za tym, o czym wspominałam wcześniej – za zwyczajnym, ludzkim, koleżeńskim kontaktem. 

W dziale logistyki wyzwaniem było szkolenie i wdrażanie nowych osób oraz nasza chęć pogodzenia procedur bezpieczeństwa z utrzymaniem jakości usług. Ważna była zmiana mentalności i wzięcie zagrożenia na poważnie. Na szczęście mamy odpowiedzialny team. 

W eobuwie przyjęto do pracy 150 osób z najbliższej okolicy, tych pracujących w małych biznesach, które obecnie borykają się z problemami. To ruch pokazujący jak społecznie odpowiedzialna jest firma. 

Warto wspomnieć, że zanim wyszliśmy z propozycją do lokalnego rynku, naszym pierwszym odruchem było znalezienie nowych ról dla obecnych pracowników. W szczególności tych ze sklepów stacjonarnych. Około setki osób, z całej Polski, przyjechało do Zielonej Góry, gdzie byliśmy w stanie przekierować ich do pracy w centrum logistycznym. 

Kolejnym krokiem było właśnie to, o czym mówisz – czyli zwrócenie się do lokalnego rynku. Wprowadzając samoograniczenia (min. zmniejszając ilość osób przebywających wewnątrz budynku na jednej zmianie), stworzyliśmy zapotrzebowanie na większą ilość pracowników. 

Reakcja była natychmiastowa. Po 4 dniach od ogłoszenia pierwsze nowe osoby już były wdrażane. W chwili, w której rozmawiamy, wciąż rekrutujemy do centrum logistycznego. 

Wprowadziliście pracę zdalną dla załogi biurowej bardzo szybko, w zasadzie już przed lockdownem. Z czego to wynikało?

Z przezorności. Spoglądając na rozwój epidemii w innych europejskich krajach, nie było trudnym do wyobrażenia sobie, że praca zdalna będzie koniecznością. Nasi przełożeni zadziałali zdecydowanie i przenieśliśmy około 500 osób w ciągu 5 dni roboczych do pracy zdalnej. To był spory wysiłek dla działu IT, ale udało się to ponadprzeciętnie sprawnie. Mieliśmy jednak mocne fundamenty, które pomogły zespołowi, niezależnie od działu, przejść w ten tryb pracy. Przecież przed epidemią już koordynowaliśmy prace 3 zespołów, w 3 różnych biurach: w Warszawie, Wrocławiu i Zielonej Górze. Nasze koleżanki i koledzy są przyzwyczajeni do telekonferencji, pracy w dokumentach współdzielonych, mobilności. 

Jak jednak radzić sobie z pracą zdalną? To dla wielu osób olbrzymi problem, kiedy nie zmieniają otoczenia, kiedy zaczyna brakować dynamiki życia codziennego.

Praca zdalna ma swoje plusy i minusy. Faktycznie brak zmiany otoczenia i niemożność rozgraniczenia miejsca pracy i miejsca odpoczynku staje się dla wielu osób dużą trudnością. Efektywność pracy zdalnej zależy oczywiście od wielu czynników, m.in. od rodzaju obowiązków czy warunków ergonomicznych w naszych domach. Każdy z nas home office odczuje inaczej i musimy to zaakceptować. Istnieje wiele sposobów, które pomogą nam w przystosowaniu się do takiego trybu pracy. 

Co jest najważniejsze, jeśli chodzi o pracę z domu?

Myślę, że dla każdego będzie to co innego. Z perspektywy psychologii najważniejsze będzie wsparcie społeczne. Utrzymujmy zatem stały kontakt ze współpracownikami, przełożonymi, ogólnie z innymi osobami z firmy, ale oczywiście też i z przyjaciółmi, rodziną. Nie dopuśćmy też do tego, aby teraz każdy dzień był leniwą niedzielą spędzoną na kanapie. Istotne, aby ustalić sobie codzienne rutyny, schematy i trzymać się ich. 

Mam dwójkę dzieci, żonę, która też pracuje obecnie zdalnie … jak pogodzić obowiązki rodzicielskie, życie prywatne, pracę, kiedy jesteśmy zamknięci sami ze sobą przez tyle czasu?

To obszar, który u każdej rodziny będzie wyglądał trochę inaczej. Nie ma złotego środka na to, aby oddzielić życie zawodowe od prywatnego w czasie home office. Natomiast myślę, że warto ustalić podstawowe reguły naszego funkcjonowania. Kiedy rodzice pracują, dzieci wykonują zadania ze szkoły czy przedszkola. Postarajmy się ułożyć plan dnia. Ustalmy godzinę, o której wstajemy, wyznaczmy sobie miejsca, w których będziemy wykonywać swoje obowiązki zawodowe, możemy nawet zaplanować rytuał szykowania się do pracy czy szkoły i dać sobie namiastkę naszej niedawnej rzeczywistości. 

Mówi się, że koronawirus dotknie małżeństwa i po kwarantannie, będziemy mieli falę rozwodów. Jakie jest Twoje podejście do tego stwierdzenia, jak w ogóle ludzie mają sobie radzić w sytuacji, kiedy są 24 godziny na dobę ze sobą? Spotkaliście się w firmie już z takim problemem?

Oczywiście podczas takiej izolacji łatwiej o kłótnie domowe. Każdy z nas niepokoi się czy odczuwa frustrację w związku z sytuacją epidemii. Ważne, żeby być tego świadomym. Spójrzmy na ten czas, jak na szansę do nadrobienia zaległości. Planujmy wspólne aktywności po pracy, ale zadbajmy też o czas dla siebie. A co najważniejsze: rozmawiajmy i jasno komunikujmy swoje emocje. 

Kto ma najmniejszy problem z wykonywaniem swoich obowiązków z domu? Jaki typ człowieka, charakteru?

To zależy. Każdy człowiek jest inny, każdy z nas ma już swoje rytuały związane z aktywnościami pozazawodowymi. Nie można powiedzieć, że introwertyk na pewno będzie teraz bardziej zadowolony z tego, że nie musi wychodzić do pracy, a ekstrawertyk będzie przebierał nogami i czekał na zniesienie obostrzeń związanych z przemieszczaniem się. Wiele badań wskazuje na to, że każdy z nas potrzebuje tego wyjścia do ludzi i zmiany otoczenia. Prędzej czy później, niezależnie od temperamentu zaczniemy odczuwać skutki izolacji. Ta sytuacja jest o tyle wyjątkowa, że nawet osoby, które dobrze radzą sobie z negatywnymi emocjami, teraz mogą potrzebować większego wsparcia. 

Każdemu z nas przydaje się czasem nieco wytchnienia, mamy różne sposoby na odreagowanie, jak odreagowywać w zamknięciu?

Zadbajmy o nasze ciało, umysł i duszę. Róbmy sobie domowe spa, dbajmy o wygląd, wykonujmy ćwiczenia, od prostego rozciągania się do intensywnych treningów, które na spokojnie można wykonywać w przestrzeni domowej. Jeżeli chcieliśmy rozpocząć naukę języka obcego, to teraz jest dobry czas! Książki na półkach również czekają, aż w końcu po nie sięgniemy. Nie zapominajmy o rozmowach, spontanicznych telefonach do znajomych czy rodziny. Z każdej strony dociera do nas mnóstwo informacji, jesteśmy nimi przesyceni, dlatego warto je dozować. Wyznaczmy sobie określony czas dziennie na martwienie się i analizowanie wydarzeń związanych z epidemią, to pozwoli zachować nam większy spokój. Skupmy się na tym, na co mamy wpływ, zostańmy w domu i dbajmy o siebie oraz innych. Możemy też na przykład pomalować buty metodą DIY lub zastosować inne techniki, aby nasze obuwie nabrało innego wyglądu.